Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE EPIRA OY

Rekisterinpitäjä

Nimi: Epira Oy
Y-tunnus: 1932765-2
Osoite: Puulaaksotie 25 A, 43500 Karstula
Sähköposti: epira@epira.fi
Puhelin: +358 44 043 7472

Rekisterin nimi

Epira Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen, toimittamiseen ja kehittämiseen, sopimusten hallinnointiin, laskutukseen, markkinointiin, verkkopalveluiden ylläpitoon ja kehittämiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ylläpitää asiakas- ja yhteistyösuhteita, harjoittaa liiketoimintaa ja markkinointia sekä kehittää palveluitaan. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen, sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Sähköiseen suoramarkkinointiin käytetään suostumusta silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.

Voimassa olevassa asiakassuhteessa olevien asiakkaiden henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla henkilön nimi, yritys tai organisaatio, asema, yhteystiedot, asiakkuuteen, yhteistyöhön, tilauksiin, toimituksiin, laskutukseen (esim. y-tunnus tai henkilötunnus), markkinointiin ja verkkopalveluiden käyttöön liittyvät tiedot sekä muut asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi, sopimusten toteuttamiseksi ja lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään siltä osin kuin se on tarpeen kirjanpitoon, verotukseen, oikeudellisiin vaateisiin tai muihin lakiin perustuviin velvoitteisiin liittyen.

Verkkosivustojen käytöstä voidaan kerätä tietoja evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla verkkopalveluiden toiminnan varmistamiseksi, tietoturvan ylläpitämiseksi, palveluiden kehittämiseksi, kävijätilastojen laatimiseksi sekä markkinoinnin ja viestinnän kehittämiseksi. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin erillisessä evästeilmoituksessa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan Epira Oy:n ylläpitämien verkkosivujen kautta, verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tietoja voidaan saada myös verkkokaupan, uutiskirjeiden tilaamisen sekä muiden sähköisten palveluiden käytön yhteydessä.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta. Tietoja voidaan saada myös hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille muuten kuin tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädännön velvoittaessa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä Epira Oy:n lukuun toimivien palveluntarjoajien toimesta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi verkkopalveluihin, verkkokauppaan, markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakkuudenhallintaan, tietojärjestelmiin, taloushallintoon, maksuliikenteeseen, logistiikkaan sekä muihin liiketoiminnan tukipalveluihin liittyvät yhteistyökumppanit.

Epira Oy:n tuotteiden jälleenmyyjien yhteystietoja voidaan julkaista myynninedistämistarkoituksessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli henkilötietojen käsittelyssä käytettävät palvelut sitä edellyttävät. Tällöin siirroissa noudatetaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja huolehditaan henkilötietojen asianmukaisesta suojauksesta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Epira Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden toimesta, joiden työnkuvaan tai sopimukseen se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Epira Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Epira Oy vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin niiden säilyttäminen on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa sekä peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin milloin tahansa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Epira Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Epira Oy vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Voidaanko tietosuojaselostetta päivittää?

Epira Oy:n tietosuojaselosteeseen voidaan tehdä päivityksiä toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivityksiä voi tulla myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset astuvat voimaan, kun päivitetty versio on julkaistu. Tästä syystä pyydämme sinua tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Missä ajantasainen tietosuojaseloste on?

Epira Oy:n ajantasainen tietosuojaseloste löytyy nettisivuiltamme www.rutituotteet.fi

Mihin voit ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme epira@epira.fi